Písanie osobných listov

Pri zvláštnych príležitostiach píšu vedúci pracovníci osobné listy, ktoré majú vynimočný charakter a odlišnú úpravu. Používajú sa napr. na blahoprianie, pozvanie, kondolenciu, ospravedlnenie neúčasti zo závažných dôvodov, pri menovaní do funkcie a pri iných spoločenských príležitostiach.

Forma osobného listu je charakteristická tým, že sa používa kvalitný listový papier, na ktorom sú v ľavom hornom rohu vytlačené názov inštitúcie a funkcia pisateľa, jeho titul, meno a priezvisko sú buď tiež vytlačené, alebo se píšu súmerne nad alebo pod predtlač.
Uvádza sa miesto a dátum v riadkovej úprave vpravo, vzostupne, mesiac sa píše slovom, medzi miestom a dátumom sa nedáva čiarka.

Pod dátumom sa môže podľa potreby uviesť spisová značka odosielateľa. Používa sa riadkovanie 1,5. List začína vždy oslovením umiestneným na ľavej strane. Medzera sa vynecháva medzi oslovením a textom, medzi odsekmi a medzi posledným riadkom textu a pozdravom. Odseky sa zvyčajne umiestňujú 5 klávesových úderov od ľavej zvislice.
Pod textom listu sa odosielateľ len vlastnoručne podpíše vpravo, pretože jeho meno, priezvisko, funkcia atď. sú uvedené v ľavom hornom rohu.

Forma osobných listov je charakteristická tým, že adresa príjemcu sa píše v dolnej tretine papiera formátu A4 pod textom od ľavej zvislice, musí byť kompletná i so zdvorilostným oslovením, riadkovanie je ale jednoduché (hustota 1). Pri viacstránkových osobných listoch sa adresa uvádza na poslednom hárku vľavo dole.

Písať listy je určité umenie, ktoré je v porovnaní s minulým storočím na ústupe. Technický pokrok zmenil okrem iného i hodnotu času a človek radšej telefonuje, faxuje, posiela SMS alebo používa elektronickú poštu. Písomné oznámenia sú však i dnes nevyhnutné. Dobre fungujúca administratíva, ktorá dokáže pripraviť objektívne podklady na rozhodovanie, je podmienkou úspešného riadenia.

Odpovedanie na listy
Ku korešpondenčnej kultúre patrí i to, ako rýchle sa na listy odpovedá. Štylizovať písomnosti, písať listy obsahovo zdvorilé, výrazovo jasné a úhľadné vo forme sa kvalifikovaným asistentkám a sekretárkam môže dariť, ak budú dbať na potreby vlastného zdokonaľovania, aby im aj písomnosti pomáhali k úspechu.